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La circulation électronique des documents B2B

La circulation électronique des documents B2B

De récents changements dans la législation russe permettent désormais d’échanger les documents comptables par voie électronique : il s’agit d’une vraie révolution dans la sphère de la comptabilité russe.

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Historiquement, la comptabilité en russe est un domaine dominé par le papier : elle exige une importante quantité de documents imprimés, signés, tamponnés ou fournis dans leur version originale par les partenaires d’affaires. Désormais, les documents comptables peuvent être créés, envoyés, attestés et archivés sous forme électronique, ce qui réduira les coûts et améliorera la qualité et l’efficacité du travail.

La comptabilité russe est unique en ceci qu’elle exige que toutes les parties échangent des documents signés et tamponnés afin de prouver que la transaction a bien eu lieu. Les preuves de paiement et de livraison de la marchandise, dont de nombreux de pays se contentent pour prouver les dépenses et les revenus, ne suffisent pas en Russie. Ainsi, on consacre beaucoup de temps et d’énergie à ces tâches manuelles consistant à signer, tamponner et échanger des documents papier, et des retards peuvent survenir si, par exemple, le directeur général se trouve en déplacement et ne peut signer en personne.

L’échange de documents électroniques s’effectue par le biais d’un opérateur tiers, grâce à une technologie de cryptage. Le vendeur crée un document qu’il signe au format électronique en utilisant un certificat établi par l’autorité de certification, puis il l’envoie à l’opérateur. L’opérateur vérifie le certificat, envoie l’approbation au vendeur et le document à l’acheteur. L’acheteur signe le document en utilisant son certificat de signature et, à son tour, envoie l’approbation à l’opérateur, puis l’opérateur l’envoie au vendeur. Le document électronique peut être automatiquement archivé dans les dossiers des deux sociétés. L’opérateur, en complément de tout cela, conserve les documents envoyés et les confirmations reçues.

Les bénéfices peuvent être significatifs, surtout pour les compagnies réalisant régulièrement des transactions avec leurs partenaires. Les documents peuvent être échangés indépendamment de l’agenda du directeur général et sans avoir recours à des coursiers. Les transactions électroniques exigent également moins de personnel. Les collaborateurs pourront ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes, et l’efficacité du travail de la société en sera accrue, notamment dans les relations d’affaires.

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Paul Sprague, Directeur
RUSSIA CONSULTING

LCDR

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